Cumplir con la normativa de protección de datos no es una opción: es una obligación legal que afecta a todas las empresas que tratan información personal de clientes, empleados o proveedores. Sin embargo, en CEMEBAL hemos comprobado que muchas pymes en Baleares siguen cometiendo errores básicos que pueden derivar en sanciones importantes por parte de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
En esta guía, te contamos cuáles son los errores más comunes que cometen las empresas en materia de protección de datos y cómo pueden evitarse, con un enfoque práctico y adaptado al entorno empresarial balear.
1. No disponer de un registro de actividades de tratamiento actualizado
Uno de los incumplimientos más habituales. Muchas empresas elaboraron un registro en su día (o lo descargaron de internet) y nunca más lo revisaron.
El problema es que las actividades cambian: nuevos clientes, nuevos tratamientos, herramientas en la nube o sistemas de videovigilancia… Si el registro no se actualiza, la empresa ya está incumpliendo el RGPD.
Cómo evitarlo: revisar el registro al menos una vez al año o tras cualquier cambio en la actividad o estructura de la empresa. Realizar el registro por una empresa certificada en el tema.
2. Formularios web sin información legal o con cláusulas incompletas
Otro error frecuente en pymes que disponen de página web, formulario de contacto o tienda online: no informar correctamente sobre el tratamiento de los datos.
Frases genéricas como “Tus datos serán tratados conforme a la ley” no cumplen con el RGPD.
Cómo evitarlo: incluir una cláusula de información completa y un enlace visible a la política de privacidad, que detalle la finalidad, legitimación, conservación y derechos del usuario.
3. Uso indebido de WhatsApp, email o redes sociales con datos personales
El uso cotidiano de aplicaciones de mensajería o correo electrónico para enviar presupuestos, nóminas o información de clientes sin medidas adecuadas es una práctica muy común… y arriesgada.
Enviar datos personales a través de canales no verificados o sin cifrar puede considerarse una violación de seguridad. Te puede interesar leer este artículo
Cómo evitarlo: utilizar herramientas corporativas seguras, no compartir datos personales en chats privados y formar a los empleados sobre buenas prácticas digitales.
4. No firmar contratos de encargo de tratamiento con proveedores
Cualquier proveedor que tenga acceso a datos personales (asesoría laboral, servicio informático, empresa de hosting, etc.) debe figurar como encargado del tratamiento mediante un contrato conforme al artículo 28 del RGPD.
La falta de este contrato es uno de los errores más detectados por la AEPD.
Cómo evitarlo: mantener un listado de proveedores que manejan datos y firmar el contrato de encargo correspondiente con cada uno.
5. Instalar cámaras de videovigilancia sin cumplir los requisitos legales
Muchas empresas en Baleares colocan cámaras de seguridad sin cartel informativo, grabando espacios públicos o con audio activado, lo cual es ilegal.
La AEPD recibe miles de reclamaciones cada año por este motivo.
Cómo evitarlo: colocar el cartel informativo obligatorio, grabar solo espacios necesarios y no almacenar imágenes más tiempo del permitido (máximo 30 días, salvo casos excepcionales).
Instalar cámaras de videovigilancia sin cumplir los requisitos legales
6. No adoptar medidas técnicas de seguridad suficientes
Contraseñas débiles, ordenadores sin bloqueo automático, copias de seguridad desactualizadas o documentos impresos sin control son fallos cotidianos.
Aunque la empresa tenga toda la documentación legal en regla, una brecha de seguridad puede derivar en sanción.
Cómo evitarlo: aplicar medidas básicas: contraseñas seguras, actualizaciones automáticas, antivirus, control de acceso y cifrado de datos sensibles.
7. No formar ni sensibilizar al personal
La protección de datos no depende solo del responsable, sino de todas las personas que manejan información dentro de la empresa. Te puede interesar leer este artículo:
Un empleado que envía un correo a un destinatario equivocado o comparte información en un grupo inadecuado puede causar un incidente grave.
Cómo evitarlo: impartir formación periódica en protección de datos y mantener constancia documental de la formación recibida.
8. Ignorar los derechos de los interesados (ARCO/ARSULIPO)
Cuando un cliente o empleado solicita acceder, rectificar o eliminar sus datos, la empresa tiene un plazo máximo de un mes para responder.
No atender estas solicitudes —o hacerlo sin registro— es un incumplimiento grave.
Cómo evitarlo: establecer un procedimiento interno claro y documentar todas las solicitudes y respuestas.
9. Enviar comunicaciones comerciales sin consentimiento o sin opción de baja
Es habitual que pequeñas empresas envíen ofertas, newsletters o promociones a antiguos clientes o contactos recogidos sin consentimiento.
El envío de correos sin base legal es una infracción que la AEPD sanciona con frecuencia.
Cómo evitarlo: asegurarse de que existe consentimiento válido y ofrecer siempre una opción visible de baja o cancelación.
10. No notificar brechas de seguridad
Muchas empresas desconocen que están obligadas a notificar a la AEPD cualquier incidente que afecte a datos personales (robo de ordenador, ataque informático, pérdida de documentación…).
No hacerlo dentro del plazo de 72 horas puede agravar la sanción. Te puede interesar leer este artículo
Cómo evitarlo: establecer un protocolo de respuesta ante incidentes, designar un responsable y documentar las actuaciones.
Cumplir con la protección de datos en Baleares: más que una obligación, una oportunidad
En CEMEBAL observamos que el incumplimiento de la ley de protección de datos en las pymes no suele ser por mala intención, sino por desconocimiento o falta de actualización.
Sin embargo, cada vez más clientes valoran positivamente que las empresas sean transparentes y responsables con la privacidad.
Cumplir correctamente con el RGPD y la LOPDGDD no solo evita sanciones: mejora la confianza, la reputación y la seguridad de los negocios.
Preguntas frecuentes sobre errores comunes en protección de datos
En CEMEBAL SOLUTIONS somos expertos en dar soluciones globales y personalizadas para la implantación de la LOPDGDD, en todo tipo de empresas.
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