Uso de IA en empresas, ¿cuándo es necesario informar al interesado?

La inteligencia artificial se ha incorporado rápidamente a la operativa diaria de muchas empresas. Desde chatbots (Asistente personal) de atención al cliente hasta sistemas de selección de personal, análisis de datos, marketing automatizado o herramientas de productividad, la IA ya no es una tecnología del futuro, sino del presente. Sin embargo, su uso plantea importantes implicaciones en materia de protección de datos personales que muchas organizaciones aún desconocen.

Una de las dudas más habituales es si una empresa debe informar a las personas cuando utiliza inteligencia artificial para tratar sus datos personales, y en qué casos existe una obligación legal clara. Resolver esta cuestión es clave para cumplir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y evitar riesgos legales innecesarios.

Desde CEMEBAL, empresa especializada en protección de datos para empresas, profesionales y autónomos, se observa que el desconocimiento sobre este punto es uno de los errores más frecuentes en procesos de digitalización e implementación de IA.

La IA y el tratamiento de datos personales

No todo uso de inteligencia artificial implica tratamiento de datos personales. Si una IA trabaja únicamente con datos anónimos o información puramente técnica, el RGPD no resulta aplicable. El problema surge cuando la IA recoge, analiza o toma decisiones basadas en datos que identifican o pueden identificar a una persona física.

Ejemplos habituales incluyen:

• - Chatbots que gestionan consultas de clientes.

• - Sistemas que analizan comportamiento de usuarios en una web.

• - Herramientas de selección de personal basadas en currículos.

• - Plataformas de marketing que perfilan clientes.

• - Sistemas de control laboral o productividad.

En estos casos, la empresa actúa como responsable del tratamiento y debe cumplir todas las obligaciones del RGPD, incluida la obligación de informar al interesado.

El principio de transparencia: la clave legal

El RGPD (Clic aquí parea descargar) establece el principio de transparencia como uno de sus pilares fundamentales. Esto significa que las personas deben saber:

• - Qué datos se recogen.

• - Con qué finalidad.

• - Cómo se tratan.

• - Si se utilizan sistemas automatizados o inteligencia artificial.

• - Qué consecuencias puede tener ese tratamiento.

Cuando una empresa utiliza IA para tratar datos personales, no basta con informar de forma genérica. Es necesario explicar, de manera clara y comprensible, que existe un tratamiento automatizado o basado en IA y cuál es su finalidad.

CEMEBAL insiste en que muchas sanciones no se producen por usar IA, sino por no informar adecuadamente de su uso.

¿Cuándo es obligatorio informar al interesado?

La empresa debe informar siempre que concurran estas circunstancias:

• - Se tratan datos personales.

• - El tratamiento se realiza mediante sistemas automatizados o IA.

• - La IA influye en decisiones que afectan a la persona (directa o indirectamente).

Esto incluye tanto decisiones completamente automatizadas como procesos en los que la IA asiste a una persona en la toma de decisiones.

Además, si la IA se utiliza para elaborar perfiles, evaluar comportamientos, predecir preferencias o tomar decisiones con efectos legales o significativos, la obligación de información es aún más estricta.

Decisiones automatizadas y perfilado

El artículo 22 del RGPD regula específicamente las decisiones automatizadas. En estos casos, el interesado tiene derecho a:

• - Saber que existe una decisión automatizada.

• - Conocer la lógica aplicada (de forma general).

• - Entender las consecuencias previstas.

• - Solicitar intervención humana.

Muchas empresas desconocen que el simple uso de algoritmos para clasificar clientes, priorizar solicitudes o filtrar candidatos puede considerarse perfilado.

Desde la experiencia de CEMEBAL, este es uno de los puntos más delicados y donde resulta más recomendable contar con asesoramiento especializado.

¿Dónde debe informarse al interesado?

La información debe facilitarse:

• - En la política de privacidad.

• - En formularios de recogida de datos.

• - En procesos de contratación, selección o atención al cliente.

• - En canales digitales donde se use IA (web, apps, plataformas internas).

No es necesario revelar el código ni secretos comerciales, pero sí explicar de forma comprensible que se utiliza IA y con qué finalidad.

¿Qué ocurre si la IA es de un proveedor externo?

¿Qué ocurre si la IA es de un proveedor externo?

El hecho de utilizar herramientas de terceros (por ejemplo, plataformas de IA en la nube) no exime a la empresa de responsabilidad. La empresa sigue siendo responsable del tratamiento y debe:

• - Informar al interesado.

• - Firmar contratos de encargo de tratamiento.

• - Verificar garantías de protección de datos.

• - Evaluar transferencias internacionales, si las hay.

CEMEBAL recomienda revisar siempre los proveedores de IA desde el punto de vista del RGPD antes de su implantación.

Evaluaciones de impacto y uso de IA

En determinados casos, el uso de IA puede requerir una Evaluación de Impacto en Protección de Datos (EIPD), especialmente cuando:

• - Se tratan datos sensibles.

• - Se realizan perfiles complejos.

• - Se evalúa comportamiento a gran escala.

• - Existen riesgos elevados para los derechos de las personas.

No realizar una EIPD cuando es obligatoria puede suponer sanciones relevantes.

IA, RGPD y Reglamento Europeo de IA

A partir de 2025–2026, el Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial (AI Act) complementa al RGPD. Aunque son normativas distintas, ambas exigen:

• - Transparencia.

• - Control del riesgo.

• - Protección de los derechos fundamentales.

Por ello, las empresas deben abordar la IA desde una visión legal integrada, no solo tecnológica.

La importancia de un enfoque preventivo

Informar correctamente, documentar los tratamientos y evaluar riesgos no es solo una obligación legal, sino una forma de generar confianza en clientes, empleados y usuarios.

Desde CEMEBAL, como empresa experta en protección de datos para empresas, se acompaña a organizaciones de distintos sectores en la adaptación legal del uso de IA, ayudándolas a innovar sin poner en riesgo su cumplimiento normativo.

Preguntas frecuentes sobre IA y protección de datos